28 feb. 2011

Profesia economica por JL Sampedro

23 feb. 2011

¿Business Intelligence o Planning? ¿Planning o Business Intelligence?

Un problema recurrente que se suele encontrar cuando uno se enfrenta a una nueva implantación de un sistema EPM (Planificación), es el entendimiento del concepto.

El objetivo de un proyecto EPM es la implantación de un sistema que facilite la planificación (financiera?) para la gran parte de los departamentos de la empresa. El EPM incorpora una seria de funcionalidades específicas a este tipo de producto tales como Listas de tareas, formularios para usuarios finales, workflow, etc…

Aunque ya es conocido, el sistema de BI es un almacén de datos, con o sin una herramienta de explotación/visualización (reportes, ad-hoc análisis,..), en ello se realiza las transformaciones oportunas, repartos, etc.. para finalmente conseguir una información estable y fiable. La biblia de la empresa después del sistema contable.

La herramienta de planificación se alimenta de datos reales que proporcionan a los intervinientes del presupuesto una referencia histórica. Esa referencia puede servir de fuente base, para que solo se deba corregir el dato, o por lo contrario, dejar los usuarios empezar desde cero para estar seguro que piensen cada uno de sus gastos y no solo apliquen un tanto por ciento. Obviamente, el segundo enfoque hace que el proceso sea más riguroso, pero también más pesado.

A la hora de cargar esos datos “reales”, el cuadre que se debería realizar en BI, tiende a realizarse en la herramienta de planning, generando desgaste de energía y incumplimientos de plazos.

Estoy actualmente defendiendo una de esa situación, un poco delicada ya que el departamento financiero confundió Planning con BI. Realmente necesitaban 2 proyectos, pero los costes apretaban y se ha querido hacer un único modelo. En mi opinión, pienso que no se conseguirá ni uno, ni lo otro.

Después de meditarlo y mirando proyecto exitoso, llego a la conclusión que uno de los principales problema de este proyecto es que los datos reales no están al mismo nivel del cual se vaya a presupuestar, dicho en jerga EPM/BI, misma granularidad. Si se requiere más detalle para reportes/informes corporativos, ese detalle debería estar en otro sitio (en BI).

Por otro lado, el proceso presupuestario se realiza en octubre/noviembre. A esa fecha la información real es incompleta, ya que faltara un trimestre de dato. Es importante poder paliar este efecto temporal con datos procedente de revisiones mensuales (tipo rolling forecast o forecast) o cualquier otra fuente más reciente que el presupuesto del año anterior. Si se aplica el presupuesto del año anterior, se genera un bucle y los 3 últimos meses del presupuesto serán erróneos año tras año.

Los datos históricos son muchos más ricos y voluminosos porque ya han pasado y se han escrito en varias fuentes, ERP, sistema contable, .. Sin embargo la planificación es una predicción y no deja de ser una predicción. El nivel de detalle exigible no puede ser igual a valores históricos.

Confuncio dijo: “Estudia el pasado si quieres pronosticar el futuro.” Y yo humildemente añado, pero no te ahogues en detalles pocos relevantes.